Címkerendszer
Tételek címkézése
Minden forgalomban megjelenő tételt meg lehet címkézni, így a későbbiekben a címkékre egyszerűen lehet összegezni a rendszerben. Az egyes címkék címkehalmazokba rendezhetőek, így könnyebb a különböző típusú címkék együtt kezelése. A címkehalmazokat témaszámhoz lehet kötni, így a témaszám létrehozásakor vagy szerkesztésekor megadható, hogy a témaszámra rögzített tételek melyik címkehalmazba tartozó címkékkel jelölhetőek meg.
A rendszer két típusú címkét különböztet meg a központi címkéket, melyet a Dékáni Hivatal határoz meg, és az intézeti címkéket, ami az intézeten vagy tanszéken belül kialakított címkéket tartalmazza.
Tipp: A tételek évközi pontos címkézésével jelentősen megkönnyíthetjük a szükséges statisztikák lekérdezését a rendszerből. Egy pontosan vezetett címkerendszerből év végén pár kattintással kiszűrhető az összegző lekérdezéssel, hogy az adott évben mennyit költöttünk a témaszámainkon irodaszerre, szolgáltatásokra, készletekre, bérekre esetleg beruházásokra.
Központi címkék
A Dékáni Hivatal által meghatározott címkerendszer. Használata kötelező a rendszerben, így minden tételt legalább egy központi címkével meg kell jelölni. Egy tétel több címkével is megjelölhető attól függően, hogy a tétel milyen arányban oszlik meg az egyes címkék között.
Fontos: Nem kötelező központi címkét rögzíteni akkor, ha a tételt megcímkézi intézeti címkével. Ebben az esetben viszont fontos, hogy az intézeti címke meg legyen feleltetve egy központi címkének, hogy a tétel a központi címkék kimutatásaiban is megjelenjen.
A címkézés során az alábbi mezőket kell kitölteni:
Központi címke: Itt választhatja ki a központilag megadott címkék valamelyikét. A lista fa-szerkezetű, és mindig csak a legalsó szinteken lévő címkék használhatóak a címkézésnél.
Arány: Itt adhatja meg, hogy milyen arányban terhelje az adott címkét a számla bruttó összege. Ezek beépített arányok, amelyek akár felül is definiálhatóak.
Az egyedi százalék arányt választva kézzel adhatunk meg egy százalékot, amivel a rendszer számol, míg az egyedi összeggel az összeget adhatjuk meg kézzel.
Százalék: Az arányoknak megfelelően százalékban is megjelenik, hogy az adott összeg hány százaléka van címkére terhelve. Automatikusan töltődik ki, illetve kézzel megadható, ha az arány lenyíló menüben az egyedi százalék pontot választjuk.
Összeg: Automatikusan beírásra kerül az arány és százalék megadása után. Automatikusan számolódik a tétel összegeiből és a megadott százalékból, illetve kézzel is megadható, ha az arány lenyíló menüben az egyedi összeg pontot választjuk.
Példa: Egy beszerzést rögzítünk, mely irodaszer beszerzéséről szól. A számlán több tétel is szerepel, így a beszerzést is több címkével kell megjelölni:
Tételek:
1. Toner - 20.000 Ft
2. Fénymásoló papír - 10.000 Ft
Rögzítendő címkék:
1. - Készletbeszerzés / 1.4 - irodaszer / 1.4.1. - fénymásoló papír - Egyedi összeg - 20.000 Ft
1. - Készletbeszerzés / 1.4 - irodaszer / 1.4.2. - toner - Egyedi összeg - 10.000 Ft
Intézeti címkék
Az intézeti címkék működése nagyban hasonlít a központi címkék működésére. Intézeti címkét bármelyik felhasználó létrehozhat, azokat címkehalmazokba rendezheti és beállíthatja a témaszám címkehalmazának.
Fontos: A címkék létrehozásakor fontos, hogy megadjuk a címkéhez tartozó központi címkét. Az intézeti címkét meg kell feleltetnünk egy központi címkének ugyanis a rendszer az intézeti címkéket is összesíti és beleszámolja az egyes központi címkék lekérdezéseibe.
Intézeti címke: Itt választhatja ki az intézeti címkék valamelyikét. A lista fa-szerkezetű, és mindig csak a legalsó szinteken lévő címkék használhatóak a címkézésnél.
Arány: Itt adhatja meg, hogy milyen arányban terhelje az adott címkét a számla bruttó összege. Ezek beépített arányok, amelyek akár felül is definiálhatóak.
Az egyedi százalék arányt választva kézzel adhatunk meg egy százalékot, amivel a rendszer számol, míg az egyedi összeggel az összeget adhatjuk meg kézzel.
Százalék: Az arányoknak megfelelően százalékban is megjelenik, hogy az adott összeg hány százaléka van címkére terhelve. Automatikusan töltődik ki, illetve kézzel megadható, ha az arány lenyíló menüben az egyedi százalék pontot választjuk.
Összeg: Automatikusan beírásra kerül az arány és százalék megadása után. Automatikusan számolódik a tétel összegeiből és a megadott százalékból, illetve kézzel is megadható, ha az arány lenyíló menüben az egyedi összeg pontot választjuk.
Intézeti címkét a témaszám rögzítésekor vagy szerkesztésekor megadott címkehalmaz címkéiből tudunk választani a tételek létrehozásakor vagy szerkesztésekor.