Témaszámok

Létrehozás / Hozzáadás

Könyvelési konfiguráció: Itt adhatjuk meg, hogy a létrehozni kívánt témaszám ÁFA visszaigényléses vagy ÁFA visszaigénylés nélküli témaszám.
Amennyiben az ÁFA visszaigényléses témaszám típust választjuk, akkor az elszámolható költségek (Beszerzések, Utazások) nettó értékei kerülnek lekönyvelésre, míg az ÁFA visszaigénylés nélküli esetben bruttó módon történik a könyvelés.

Figyelem: A könyvelési konfiguráció a témaszám létrehozása után nem változtatható meg!

Altémaszám

Itt tudjuk annak a beállítását elvégezni, ha a témaszám egy másik témaszám alá tartozik. Egy altémaszám létrehozása után, annak forgalma és könyvelési adatai megjelennek az ő fő témaszámán, így a fő témaszámon az összes altémaszám könyvelési adata és aktuális pénzügyi helyzete nyomon követhető.

Példa: Az adott Intézeten belül a Működési keret témaszámot az intézet vezető pénzügyese kezeli, de az intézeten belül működő tanszékek pénzügyeseinek is hozzáférést kell biztosítani az adott témaszámhoz, hogy az oktatók szerződéseit rögzíteni tudják. Ebben az esetben az intézeti pénzügyes létrehozza a rendszerben a Működési keret témaszámot és a tanszékek Működési keret altémaszámait, majd az altémaszámokat a fő témaszámhoz kapcsolja.

Fő témaszám: Itt tudjuk megadni, hogy mely témaszámhoz kapcsolódóan kívánja létrehozni az adott altémaszámot. Az al- és fő témaszám könyvelési konfigurációjának meg kell egyeznie, hibás kiválasztás esetén a rendszer figyelmeztető üzenetben erre felhívja a figyelmet.

Az ilyen jellegű összekapcsolás a témaszámokon később megszüntethető vagy módosítható másik fő témaszámra.

Témaszám adatok 

Megnevezés: Itt adhatjuk meg a létrehozni kívánt témaszám megnevezését.
Témaszám: Itt adhatjuk meg a létrehozni kívánt témaszám számát, amelyet a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság adott meg.
Egységkód: Itt adhatjuk meg a létrehozni kíván témaszám egységkódját. Ez a témaszám könyvelő egységének egységkódja. Ennek a számát a Könyvelő egység nevű mezőben találhatjuk meg.

Határozatlan idejű témaszám: Amennyiben a létrehozni kívánt témaszám határozatlan időre szól (pl.: Működési keretek), akkor nem kell megadnunk a témaszám végdátumát.
Témaszám kezdete: Itt adhatjuk meg a témaszám megnyitásának dátumát.
Témaszám vége: Itt adhatjuk meg a témaszám érvényességi dátumát.

A dátumok bármikor megváltoztathatóak, így nem jelentik a témaszám végét automatikusan. Amennyiben záródik egy témaszám azt kézzel kell beállítani, az Állapot mezőben.

Könyvelő egység: Itt adhatjuk meg azt a szervezeti egységet, aki a témaszámot kezeli. 

Témaszámfelelős: Itt adhatjuk meg a témaszám gazdálkodásáért felelős személy nevét, aki a témaszám rendeltetésszerű, kizárólag az igényelt célokra való felhasználásért felel.

Állapot: Itt adhatjuk meg a létrehozni kívánt témaszám státuszát. Kétféle típust állíthat be: aktív vagy  lezárt.

Figyelem: Az állapotnak megfelelően két külön táblázatban lesznek listázva a témaszámok, valamint a Lezárt témaszámokra új tétel / számla rögzítésére nem lesz a későbbiekben lehetőség!
Az állapot a témaszám szerkesztésével később módosítható, így a témaszám újra aktívvá tétele után tételek is rögzíthetőek rá.

Típus: Itt adhatjuk meg, milyen típusú a témaszám, milyen forrásból érkezik rá bevétel.

Példa: Hazai EU-s pályázat esetén (TÁMOP, EFOP, GOP, GINOP, stb...) az U - hazai-EU-pályázatok (OP, HU) megnevezést kell választani, működési keret esetén a T - működés típus lesz a megfelelő. 

Megjegyzések: Itt adhatunk meg olyan kiegészítő információkat, amit az adott témaszámmal kapcsolatban nyilván kívánunk tartani. 

Címkehalmazok: A témaszám létrehozásakor egyedileg beállíthatjuk, hogy mely címkehalmazokat kívánjuk használni a későbbiekben. Az egyes címkehalmazok tartalmazzák az egyedi címkéket, amelyekkel költéseket lehet megjelölni.

Példa: Ha azt szeretnénk nyomon követni, mennyit költünk irodaszer beszerzésre, akkor fel kell vennünk egy Irodaszer beszerzés címkét, majd ezt a címkét szükséges egy címkehalmazhoz rendelni: Informatikai tanszékcsoport címkehalmaza – 85 Irodaszer beszerzés címke.

További információk találhatók a címkézésről a Címkerendszer szócikk alatt.

Bevételek bontásai

Itt tudjuk annak a beállítását elvégezni, ha a témaszámra pénz (bevétel) érkezik, akkor az milyen arányban kerüljön szétbontásra.

Minden kerettípusnál megadható egy kezdő érték, amekkora összeggel megnyitjuk az adott témaszám esetében a kerettípusokat, ha már egy régebb óta működő témaszámot rögzít a rendszerben. Újonnan induló témaszámoknál ez az összeg általában 0 forint.

Pályázatos témaszámok, amelyek 2016. januárja után indultak: mindkét jelölőmezőt („Pályázatos/szerződéshez kötött témaszám”, és „A bontás a szerződés szerinti bevételből számolódik”) be kell jelölnünk. A pályázatban elnyert támogatási összeget a „Bevétel szerződés szerint” oszlopba kell felrögzíteni kerettípusonként külön-külön. 

Az első jelölő - Pályázatos/szerződéshez kötött témaszám azt segíti elő, hogy a Szabadon felhasználható keret számítási módszerét pályázatos és működési keret/egyéb típusú témaszámnál különválassza. Szabadon felhasználható keret számítását ilyen esetben a rendszer a következő képlettel végzi:  
- Bevétel szerződés szerint - Kiadások 

A második jelölő - A bontás a szerződés szerinti bevételből számolódik pedig azt jelenti, hogy ha a pályázatból a bankszámlánkra érkezik a kifizetési kérelemből, igénylésből származó pénzösszeg, és mi ezt felrögzítjük bevételként, akkor ezeknek a százalékoknak megfelelően osztja szét a pénzt az egyes kerettípusok között (amit a beállításnál megadtunk, hogy mely kerettípusokra könyvelődjön). 

A bontás a szerződés szerinti bevételekből számolódik: Amennyiben ezt a jelölőnégyzetet választja, akkor megadva a bevétel szerződés szerint értékeket, a program automatikusan számítja a százalékos értékeket a bevételek bontása mezőknél. Pl.: Érkezik hazai pályázati forrásból 50 000 000 Ft az adott témaszámra, amit megoszt a következők szerint: 25 000 000 Ft a Személyi juttatások, 5 000 000 Ft a Munkaadót terhelő járulékok, 12 500 000 Ft a Dologi kiadások, és 7 500 000 Ft az Intézményi beruházás kerettípusra, a program automatikusan számítja az 50 % - Személyi juttatások, 10 % Munkaadót terhelő járulékok, 25 % Dologi kiadások, 15 % Intézményi beruházás százalékos értékeit, és ez alapján fogja az adott témaszámra érkező bevételeket szétbontani.

A tervezett kifizetési igényléseket ajánlott felrögzíteni tervezett bevételekként is (becslésekkel), és amint valóban beérkezik a pénz, pontosítani, és a pénzügyi teljesítés napjának beírásával tényre állítani. A bevételek rögzítésével fogja tudni a rendszer pontosan számolni a pénzforgalmi egyenleget, aminek a számítási módja: 
- Tárgyévi nyitó egyenleg + tárgyévi tény bevételek – tárgyévi tény kiadások 

Működési keret típusú témaszámok: ne jelöljük be sem a „Pályázatos/szerződéshez kötött témaszám” pipát, se a „A bontás a szerződés szerinti bevételekből számolódik” jelölőmezőt a beállításokban, és hagyjuk a „Bevétel szerződés szerint” oszlopot kitöltetlenül. 

Amennyiben ismerjük azt, hogy a témaszámunkra érkező pénzösszeg az EOS-ban milyen arányban könyvelődik az egyes kerettípusokra (Személyi juttatások, Munkaadót terhelő járulékok, ...), akkor azt írjuk be a „Bevételek bontása” oszlopba. Amint érkezik a témaszámra pénz, úgy bevételként rögzítjük, és ennek megfelelően fog szétbontásra kerülni az egyes kerettípusok között. 

Ha nem ismerjük, akkor hagyjuk ezt is kitöltetlenül, és akkor majd minden bevétel felvitelekor kell egyedileg meghatároznunk, hogyan bontsa szét a rendszer. Ezt a bevétel rögzítésekor jelezni is fogjuk a következő figyelmeztető üzenettel: A témaszám létrehozásakor nem adott meg százalékos értékeket a bevételek kerettípusonkénti bontására. Kérem, adja meg a bevétel kerettípusonkénti összegeit!  

Az ilyen típusú témaszámnál a szabadon felhasználható keret a következőképpen kerül kiszámításra:  
- 2016. januári nyitó összeg + Bevételek – Kiadások

Szerződéshez kötött témaszámok, pl. C-s illetve S-s témaszámok: Amennyiben a témaszámhoz kötött szerződés keretösszege pontosan ismert (azaz, hogy mennyi pénz fog rá beérkezni, és az a pénz akár beérkezés előtt is „előkölthető”), akkor a pályázatos kezelési módot javasoljuk, az adott keretösszeget a „Bevétel szerződés szerint” oszlopba feltöltve. 
Amennyiben a szerződés keretösszege nem ismert pontosan, vagy ha a pénz csak a beérkezése után költhető, akkor a „Működési keret típusú témaszámok” fejezetben leírt módot javasoljuk a beérkezett bevételek feltöltésével együtt, amely alapján tudja számítani a rendszer a szabadon felhasználható keretet: 
- 2016. januári nyitó összeg + Bevételek – Kiadások

Ahhoz, hogy a képlet pontos számot mutasson a következőt javasoljuk:

• Ha a témaszámról csak a már beérkezett pénzt költhetjük, akkor csak a már beérkezett bevételeket rögzítsük.

• Ha a témaszámról előre is költhetünk a tervezett bevételek összegéből is, akkor a tervezett bevételeket is rögzítsük föl. 

Pályázatos témaszámok, amelyek 2016. januárja előtt indultak:

• Ne jelöljük be a „Pályázatos/szerződéshez kötött” jelölőmezőt, viszont jelöljük meg a  „A bontás a szerződés szerinti bevételekből számolódik” jelölőmezőt

• Vigyük föl a „Bevétel szerződés szerint” oszlopba a pályázat teljes keretösszegét.

• Rögzítsük a bevételek közé a pályázathoz 2016. január 1 után várt teljes összeget. Ami még nem érkezett be tervezettként (olyan ütemezéssel, ahogy kb. várható), és beérkezéskor pontosítva. Fontos, hogy a felvitt bevételek összege mindig a 2016 január 1 után majd összes érkező pénzösszeg legyen. Tehát ha 2015. december 31-ig egy 50.000.000 forintos pályázatból már megérkezett 10.000.000 Ft, akkor a rögzített bevételek összege mindig 40.000.000 legyen. 

• Vigyük fel a pályázat 2016. január 1-es nyitó összegét, ami az addigi bevételek és kiadások különbsége. 

A rendszer ezek után a felvitt adatokból jól fogja számolni a szabadon felhasználható keretet a következő képlettel: 
- 2016. januári nyitó összeg + Bevételek – Kiadások 

Nyitóösszeg: Amennyiben nem új témaszámot kívánunk létrehozni, akkor itt adhatjuk meg kerettípusonként külön-külön, hogy mekkora összeggel kívánja megnyitni. Pl.: Ha 2016 januárjában kíván rögzíteni egy 2015-ben már megnyitott, működő témaszámot, akkor itt adhatja meg az adott témaszámon lévő pénzösszeg kerettípusonkénti nyitóegyenlegeit.

Figyelem: Későbbiekben a Témaszám beállításai lehetőségen belül nem változtatható meg közvetlenül a nyitó összegek értéke! 
Ezekből a rendszer automatikusan korrekciós tételeket hoz létre az adott új témaszámhoz 2015. december. 31-i dátummal, amelyek forrása bevétel oldali lesz.

Bevétel szerződés szerint: Itt adhatjuk meg a létrehozni kívánt témaszámra szerződés szerint érkező bevételek összegét, kerettípusonként külön-külön, azaz mekkora várható bevétel érkezik majd az adott témaszámra. 

Bevételek bontása: Itt adhatjuk meg a létrehozni kívánt témaszámra érkező bevételek bontását, kerettípusonként külön-külön.

Példa: Érkezik hazai pályázati forrásból 50 000 000 Ft az adott témaszámra, itt adhatja meg, hogy a beérkező pénzösszeg milyen arányban kerüljön bontásra az egyes kerettípusok között, mennyi pénz kerüljön a Személyi juttatások, a Munkaadót terhelő járulékok, a Dologi kiadások, az Intézményi beruházás kerettípusokra. 

Szervezeti elszámolás (virtuális, egymás közötti)

A szervezeti elszámolással kapcsolatos információk a szervezeti elszámolás szócikkben találhatóak meg.

Témaszámok esetén a szervezeti elszámolás beállítása után minden erre a témaszámra rögzítendő tétel automatikusan az itt megadott szervezeti elszámolással jön létre. Ez a beállítás a tételek létrehozásakor az űrlapon szerkeszthetőek.